Zasady i zakres stosowania ładu korporacyjnego

Zasady ładu korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych przez KNF  

Komisja Nadzoru Finansowego, przyjęła w dniu 22 lipca 2014 roku „Zasady ładu korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych” oczekując, że zasady zostaną wprowadzone przez instytucje nadzorowane przez KNF. Ich stosowanie począwszy od 2015 roku jest uwzględniane przy ocenie nadzorczej BION oraz podlega regularnemu przeglądowi. Celem zasad jest podniesienie poziomu ładu korporacyjnego oraz zwiększenie przejrzystości działania instytucji nadzorowanych przez KNF.

Zasady ładu korporacyjnego wydane przez KNF są zbiorem zasad określających relacje wewnętrzne i zewnętrzne instytucji nadzorowanych, w tym relacje z udziałowcami i klientami, ich organizację, funkcjonowanie nadzoru wewnętrznego oraz kluczowych systemów i funkcji wewnętrznych, a także organów statutowych i zasad ich współdziałania.

Komisja Nadzoru Finansowego uznała, że zasady ładu korporacyjnego powinny zostać przyjęte przez instytucje nadzorowane (banki), stając się istotnym dokumentem programowym w ich strategicznej polityce korporacyjnej oraz wpływać na kształtowanie właściwych zasad postępowania instytucji nadzorowanych.

W związku z powyższym, 22 grudnia 2014 roku, Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Banku Pocztowego uchwaliło "Zasady ładu korporacyjnego w Banku Pocztowym S.A." (Zasady), które są zbiorem zasad określających relacje wewnętrzne i zewnętrzne Banku, w tym relacje z akcjonariuszami i klientami. Zasady regulują również funkcjonowanie nadzoru wewnętrznego oraz kluczowych systemów i funkcji wewnętrznych, a także organów statutowych i zasad ich współdziałania.

W „Zasadach ładu korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych” wydanych przez KNF, instytucja nadzorowana powinna dążyć do stosowania w jak najszerszym zakresie zasad określonych w „Zasadach ładu korporacyjnego”
z uwzględnieniem zasady proporcjonalności wynikającej ze skali, charakteru działalności oraz specyfiki tej instytucji. Natomiast odstąpienie od stosowania określonych zasad w pełnym zakresie może nastąpić tylko, gdy ich kompleksowe wprowadzenie byłoby nadmiernie uciążliwe dla instytucji nadzorowanej.

W "Zasadach ładu korporacyjnego w Banku Pocztowym S.A.", poniżej wymienione zasady, zostały wprowadzone w sposób dostosowany do specyfiki Banku Pocztowego:

• § 8 ust. 4 „Bank, w przypadku, gdy będzie to uzasadnione liczbą akcjonariuszy, będzie dążyć do ułatwiania udziału wszystkim akcjonariuszom w posiedzeniach Walnego Zgromadzenia Banku, między innymi poprzez zapewnienie możliwości elektronicznego aktywnego udziału w posiedzeniach Walnego Zgromadzenia.”
• § 21 ust. 2 „W składzie Rady Nadzorczej jest wyodrębniona funkcja Przewodniczącego, który kieruje pracami Rady Nadzorczej. Wybór Przewodniczącego Rady Nadzorczej jest dokonywany w oparciu o doświadczenie oraz umiejętności kierowania zespołem.”
• § 29 ust. 1 „Z zastrzeżeniem odpowiednich przepisów prawa, wynagrodzenie członków Rady Nadzorczej ustala się adekwatnie do pełnionej funkcji, a także adekwatnie do skali działalności Banku. Członkowie Rady Nadzorczej powołani do pracy w komitetach, w tym w komitecie audytu, powinni być wynagradzani adekwatnie do dodatkowych zadań wykonywanych w ramach danego komitetu.”

Bank nie stosuje zasad określonych w rozdziale 9 - Wykonywanie uprawnień z aktywów nabytych na ryzyko klienta, z uwagi, iż zasady określone w §§ 53-57 nie dotyczą Banku, gdyż Bank nie świadczy usług polegających na zarządzaniu aktywami na ryzyko klienta.

Zasady zgodnie z oczekiwaniem Komisji Nadzoru Finansowego, weszły w życie z dniem 1 stycznia 2015 roku.

Zgodnie z § 27 „Zasad ładu korporacyjnego w Banku Pocztowym S.A.” Rada Nadzorcza dokonywać będzie regularnej oceny stosowania zasad wprowadzonych niniejszym dokumentem, a wyniki tej oceny będą udostępniane na stronie internetowej Banku oraz przekazywane pozostałym organom Banku.

Statut Banku Pocztowego zakłada coroczną ocenę Zasad.

Celem dostosowania Zasad zostały dokonane zmiany w dokumentach korporacyjnych – „Statucie Banku Pocztowego S.A.”, „Regulaminie Rady Nadzorczej Banku Pocztowego S.A.”, „Regulaminie Zarządu Banku Pocztowego S.A.” oraz uchwalony został „Regulamin Walnego Zgromadzenia Banku Pocztowego S.A.”.

Stosowanie Zasad odbywało się nie tylko poprzez zmianę obowiązujących regulacji wewnętrznych, ale również praktyczne działania Banku oraz jego organów w obszarach organizacji i struktury organizacyjnej, relacji z Akcjonariuszami Banku, polityki wynagradzania, polityki informacyjnej, działalności promocyjnej i relacji z klientami oraz w obszarze kluczowych systemów i funkcji wewnętrznych.

Uchwałą nr XIII/26/X/2017 w sprawie oceny stosowania „Zasad Ładu Korporacyjnego w Banku Pocztowym S.A.” w 2016 roku w dniu 12 czerwca 2017 roku Rada Nadzorcza pozytywnie oceniła stosowanie przez Bank Pocztowy S.A. „Zasad Ładu Korporacyjnego w Banku Pocztowym S.A.” w 2016 roku.

Raport z oceny stosowania przez Bank Pocztowy S.A. „Zasad Ładu Korporacyjnego w Banku Pocztowym S.A.” w 2016 roku został przekazany, pozostałym organom Banku Pocztowego S.A. oraz udostępniony na stronie internetowej Banku.

W dniu 30 czerwca 2017 roku Zwyczajne Walne Zgromadzenie Banku Pocztowego S.A. przyjęło do wiadomości Raport z oceny stosowania przez Bank Pocztowy S.A. „Zasad Ładu Korporacyjnego w Banku Pocztowym S.A.” w 2016 roku o treści zaproponowanej przez Radę Nadzorczą.

Etyka w Banku

Kwestie etyczne w działalności Banku Pocztowego regulują dwa główne dokumenty, które stanowią podstawę regulacji szczegółowych. Są to Kodeks Etyki Bankowej oraz Kodeks Etyki dla Pracowników Banku Pocztowego S.A.

11 czerwca 2013 roku, Bank Pocztowy przyjął do stosowania przez pracowników Kodeks Etyki Bankowej Związku Banków Polskich (Kodeks). Dokument ten, przyjęty 18 kwietnia 2013 roku przez Walne Zgromadzenie Związku Banków Polskich jest zbiorem zasad dobrego postępowania związanych z działalnością banków, które odnoszą się do samych banków, osób w nich zatrudnionych oraz osób, za których pośrednictwem banki wykonują czynności bankowe.

Zgodnie z Kodeksem banki jako instytucje zaufania publicznego w swojej działalności kierują się przepisami prawa, rekomendacjami KNF, uchwałami samorządu bankowego, normami przewidzianymi w Kodeksie oraz dobrymi zwyczajami kupieckimi. Banki i ich pracownicy oraz osoby, za których pośrednictwem banki wykonują czynności bankowe, uwzględniają zasady: profesjonalizmu, rzetelności, rzeczowości, staranności i najlepszej wiedzy. Banki, poprzez swoją działalność, powinny przyczyniać się do społeczno - ekonomicznego rozwoju kraju oraz wzrostu zamożności społeczeństwa poprzez społecznie odpowiedzialne prowadzenie biznesu, wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań i wspieranie rozwoju edukacji społeczeństwa. Fundamentalną zasadą, na której banki i ich pracownicy powinni budować swoje relacje z otoczeniem jest odpowiedzialność społeczna. Realizując strategię biznesową banki powinny kierować się nie tylko uwarunkowaniami ekonomicznymi, ale również słusznymi interesami swoich klientów, pracowników, akcjonariuszy, partnerów biznesowych, a także lokalnego środowiska. Kodeks uwzględnia treść norm zwartych w „Kanonie Dobrych Praktyk Rynku Finansowego”.

Jednocześnie w sierpniu 2014 roku Bank Pocztowy przyjął dokument wewnętrzny – Kodeks etyki dla Pracowników Banku Pocztowego S.A. Dokument ten opisuje w szczególności podstawowe obszary etyczne: relacje z klientami, pracownikami, środowiskiem lokalnym, a także kwestie rozpatrywania skarg i reklamacji, unikania konfliktu interesów, zakazu konkurencji, przejrzystości procesów zakupowych oraz powiadamiania o nieprawidłowościach. Powyższe obszary są uregulowane szczegółowo w odrębnych zasadach i procedurach wewnętrznych.

Departament Compliance Banku prowadzi szkolenia z zakresu etyki w formie bezpośredniej oraz e-learningowej, a także bada cyklicznie, w formie ankiet, poziom znajomości regulacji wewnętrznych z zakresu etyki oraz umiejętność właściwego zachowania się pracowników w przypadku postawienia w potencjalnej sytuacji nieetycznej.

W maju 2017 roku Bank dokonał nowelizacji Zasad powiadamiania o nieprawidłowościach, dostosowując je do postanowień Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 6 marca 2017 roku w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej, polityki wynagrodzeń oraz szczegółowego sposobu szacowania kapitału wewnętrznego w bankach oraz Rekomendacji H Komisji Nadzoru Finansowego. Do dyspozycji pracowników przewidziane są różnorodne kanały i tryby informowania o nieprawidłowościach: od informowania bezpośredniego przełożonego, poprzez dedykowany numer telefonu oraz dedykowaną skrzynkę e-mail, aż do przekazania informacji bezpośrednio Członkowi Zarządu Banku lub członkowi Rady Nadzorczej. Zgłoszenia są traktowane z należytą uwagą, analizowane i rozwiązywane.

Ponadto z końcem 2017 roku Bank znowelizował regulacje szczegółowe dotyczące zarządzania konfliktami interesów oraz zasadami przyjmowania oraz przekazywania prezentów i zachęt, w celu dostosowania ich do pakietu ustaw MIFID II.

Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW – informacja na temat intencji Banku

W związku z faktem, że papiery wartościowe Banku Pocztowego nie są przedmiotem obrotu na rynku regulowanym (obligacje Banku są notowane na rynku Catalyst, w alternatywnym systemie obrotu), nie jest on zobowiązany do stosowania „Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW”.

W 2017 roku Bank Pocztowy stosował zasady określone w „Dobrych Praktykach Spółek Notowanych na GPW” w zakresie w jakim mogą mieć one zastosowanie do spółek niebędących spółkami publicznymi. W ramach przygotowań do wprowadzenia akcji Banku do obrotu na rynku regulowanym Zarząd Banku 24 kwietnia 2012 roku podjął uchwałę w sprawie stosowania „Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW”, w której począwszy od dnia zatwierdzenia prospektu emisyjnego zadeklarował wolę stosowania przez Bank zawartych w nich zasad i rekomendacji, za wyjątkiem zasady IV pkt. 10 oraz rekomendacji I pkt 5, I pkt 9., I pkt 11, I pkt 12. W uzasadnieniu do tej uchwały Zarząd szczegółowo wyjaśnił powody (techniczne w odniesieniu do zasady IV pkt. 10 oraz formalne w odniesieniu do pozostałych rekomendacji), dla których w Banku nie będą stosowane powyższe zasady i rekomendacje.